Stress ponctuel dans l’équipe

Il arrive régulièrement qu’une situation non planifiée se pointe le bout du nez pendant notre journée. Par exemple, un retard dans un contexte de services aux clients peut engendrer un certain stress pour toute l’équipe. Dès lors, il arrive souvent que les attitudes se durcissent et que les mots utilisés entre les membres de l’équipe perdent de la cordialité et que même les clients en ressentent les effets !

Dans une entreprise où la communication est fluide et où la confiance règne, les membres de l’équipe vont aller chercher de l’aide au besoin, vont se rassembler pour trouver une solution rapide et s’entraider, sont capable d’exprimer ce qu’ils vivent aux collègues, de s’excuser s’ils ont fait des erreurs et sont à l’aise d’offrir de la rétroaction de façon constructive et le tout, sans l’aide du gestionnaire !

Bien entendu, cette communication fluide et cette confiance se construisent avec le temps et une super bonne gestion d’équipe.

Mais si ces caractéristiques gagnantes ne sont pas encore pleinement au rendez-vous dans votre équipe, et bien, vous n’êtes pas la seule organisation dans cette situation !

Cependant, il est clair que vous devez agir lorsqu’un stress ponctuel crée des effets négatifs dans la dynamique d’équipe.

Si vous êtes témoin d’une telle situation dans votre équipe, vaut mieux ne pas agir sur le coup si vous êtes trop émotif et donc, de respirer un bon coup, quitte à laisser passer un peu de temps avant d’intervenir. Avec l’exemple mentionné ici, soit un retard, prendre un certain temps avant d’intervenir ne devrait pas mettre votre entreprise en danger. Aussitôt, que vous savez que votre côté émotif ne va pas prendre le dessus sur votre côté rationnel, allez-y !

Les objectifs premiers de votre intervention sont:

-élever la conscience de soi et des effets

-trouver des tactiques si une telle situation se reproduit dans le futur

-profiter de l’intelligence collective

-responsabiliser les membres de l’équipe

Comment?

Au moment approprié, rassembler votre équipe pour une trentaine de minutes. Leur indiquer que vous avez été témoin d’une situation dans laquelle le stress a eu des effets négatifs sur l’équipe (et peut-être même sur les clients) et que vous souhaitez que l’équipe trouve des solutions pour amoindrir (voire enrayer) ces effets dans le futur.

Laissez-leur un petit moment pour qu’ils décrivent ce qu’ils ont vécu et quels ont été les effets selon eux. Écoutez-les avec attention et soyez empathique mais ne laissez pas les propos s’envenimer car on souhaite que l’équipe se mette rapidement en mode solution.

Après ces déclarations, demandez-leur qu’est-ce qu’ils auraient pu faire/dire différemment dans une telle situation? Listez les comportements ou idées révélés.

Pour terminer, leur demander de sélectionner ensemble 1 ou quelques comportements/idées pour lesquels ils s’engagent à adopter si une telle situation devait se reproduire.

Concluez la rencontre en les remerciant d’avoir pris le temps de trouver des solutions au service du mieux-être de l’équipe !

Demeurez attentif et offrez de la rétroaction positive rapidement lorsque vous observez que les comportements/idées qui ont été déterminés sont appliqués.

Dédramatiser le changement

Le monde VICA se vit bel et bien dans les organisations. La volatilité, l’incertitude, la complexité et l’ambiguïté font partie de l’environnement de travail qui se répercutent sur la gestion. Le changement dans les organisations est donc maintenant la norme, ou du moins devrait l’être. Cependant, il demeure pour certains une source d’angoisse et par conséquent, l’humain souhaite dissiper cette angoisse pour retrouver son confort au plus vite.

Mais pourquoi le changement n’est pas si facile à vivre dans les organisations?

Commençons par parler de la culture de l’organisation car tout part de là! C’est cette culture qui rend le changement plus facile à vivre ou pas au quotidien. Pour dédramatiser le changement, Ledlow & Coppola (2018) soutiennent que les leaders doivent développer une culture qui se focalise sur la transformation, l’amélioration continue et sur sa capacité à évoluer dans des environnements dynamiques.

Mais pourquoi exactement?

Maintenir sa position de leader dans le marché? Garder sa part du marché? Survivre? Croître? Toutes ces réponses et bien d’autres sont valables car avec tous les choix qui se présentent aux yeux de vos clients, un point est indéniable, il faut se démarquer de la concurrence et cela apporte inévitablement son lot de mouvements voire de transformations dans l’organisation.

Mais pour dédramatiser le changement ou à tout le moins le rendre plus confortable, il est aidant que les personnes vivent leur quotidien dans une culture d’organisation nommée transformationnelle. Mais qu’est-ce qu’on entend par culture transformationnelle? Toujours selon Ledlow & Coppola, explorons les caractéristiques d’une culture transformationnelle pour mieux comprendre.

On retrouve dans une culture transformationnelle ces aspects

• Emphase sur la raison d’être, vision, mission – on sait qui on est et où on s’en va
• Engagements à long terme – on maintient une vision long terme, on ne reste pas coincé dans le tourbillon du quotidien ou les décisions à court terme!
• Objectifs partagés créant une interdépendance entre les personnes – la collaboration n’est pas optionnelle, c’est une façon de travailler!
• Les normes internes s’adaptent aux changements – la status quo n’est pas de mise, il faut être agile!
• Sincère sentiment de collégialité lié à un sens au travail – c’est cool de travailler ensemble et mon travail sert à quelque chose d’important!
• Investissement pour l’intégration des nouveaux employés – prendre vraiment soin des nouveaux car on souhaite qu’ils s’adaptent rapidement et restent! 
• Les leaders offrent du mentorat, du coaching et gèrent par l’exemple – on mise sur le développement des personnes afin de faire évoluer l’organisation et les leaders appliquent au quotidien ce qui est dit haut et fort!  

Si on veut simplifier, une culture transformationnelle se vit grâce à des comportements et des façons de faire bien ancrés dans l’organisation. Et ces comportements et façons de faire sont décidés, démontrés, encouragés et maintenus par des humains. 

Mais à la base, qu’est-ce ça prend pour instaurer une culture transformationnelle? 

Ledlow & Coppola proposent 4 grandes qualités d’un leader transformationnel: 

Charisme: Est capable d’influencer en suscitant des émotions positives

Stimulation intellectuelle: Sensibilise les personnes aux problèmes/perspectives et les amènent à les considérer sous un nouvel angle

Considération individuelle: Offre du soutien, de l’encouragement et des expériences de développement

Motivation inspirante: Communique une vision attrayante pour concentrer les efforts et définit les comportements appropriés tout en les adoptant 

C’est bien beau tout ça, mais par où commencer? 

Je vous suggère de prendre du recul, et avec franchise, demandez-vous ce qui est déjà en place dans votre organisation et ce qui ne l’est pas ou peu pour favoriser une culture de changement. Quelles qualités sont démontrées autour de vous? Quelles qualités avez-vous déjà ou que vous aimeriez développer? Et suite à cela, travailler sur vos recommandations qui aideraient votre organisation à créer, améliorer ou même maintenir une culture de changement et allez en discuter à qui de droit et le tout, dans un souci de bienveillance pour l’organisation.   

Pour conclure, on sait que le monde VUCA est là pour rester. Il existe même d’autres acronymes pour le nommer! Et les demandes de performance demeureront aussi. On a trop d’exemples de grandes organisations qui ont décidé de ne pas se questionner, de caresser le status quo et que s’est-il passé? On le sait très bien, une fin brutale. 

Mais quels choix s’offrent à vous chers.ères gestionnaires dans ce contexte? Subir le changement ou le créer? Voir le changement comme une rupture ou comme un mode habituel de gestion? Une source de créativité et d’innovation? Être convaincu.e que ce n’est plus le changement qui présente un caractère anxiogène mais plutôt l’immobilisme? C’est à vous de choisir bien entendu, mais n’attendez pas trop, car d’autres sont déjà à l’oeuvre pour bien vivre dans ce contexte en constante mouvance!  

La pensée flexible

Et si j’ouvrais mes oreilles et mon cœur un peu plus pour comprendre une opinion qui diverge de la mienne ? Et si j’étais heureux(se) de me rendre compte que je n’avais pas raison et que j’ai appris quelque chose de nouveau ? Et si le confort résidait dans l’évolution plutôt que le statu quo ?

C’est tellement naturel de rechercher les points de vue qui nous réconfortent, qui sont alignés avec ce que l’on pense. Mais est-ce que cette habitude de me conforter dans ce que je connais ou valorise me permet de réfléchir autrement ? Est-ce que cela me permet de découvrir de nouvelles perspectives ? Est-il juste de dire que nous apprenons plus de ceux qui bousculent notre processus de pensée que ceux qui valident nos conclusions ? 

Il est vrai que l’on est soumis au stress, à différents niveaux, et puisqu’on est humain, on recherche plutôt la douceur que l’inconfort d’une possible remise en question. On préfère se référer à nos idées, opinions, perspectives bien intégrées pour ne pas se bousculer. 

Lorsque nous discutons avec d’autres et que nous décidons d’exprimer nos opinions, il est nécessaire de les soutenir par des faits et un raisonnement logique. Mais avouons-le, lorsqu’il y a divergence d’opinion, c’est comme si on se sentait attaqué(e). On a tendance alors à se défendre et à apporter rapidement nos arguments en lien avec nos idées bien ancrées. Ou bien, on va tenter de trouver une faille dans les propos de l’autre pour démontrer qu’il (elle) a tort ou finalement, on va chercher à convaincre la majorité pour obtenir leur adhésion à notre raisonnement. C’est comme si on voulait protéger notre égo et notre image.

Force est d’admettre que dans ces circonstances, on démontre peu d’humilité…Pourtant l’humilité agit comme une lanterne, elle nous aide à voir plus clairement. Et donc, d’avoir une perspective sur un sujet c’est bien, de reconnaître qu’il en existe d’autres c’est mieux et de vouloir en apprendre plus sur ces dernières, c’est vraiment bien ! 

Comment ?

En étant curieux(se), intéressé(e), en écoutant activement et en posant des questions pour mieux comprendre. Mettre de côté toutes nos idées préconçues pour un moment ne requiert pas de compétences particulières, il faut juste le décider et pratiquer et ce, de façon authentique.

De ne pas toujours croire aux pensées qui nous viennent à l’esprit sur le moment, est un signe de détachement. Ce détachement nous permet donc d’ouvrir notre esprit à d’autres pensées. Et si d’avoir tort n’était plus menaçant mais s’avérait comme un passage heureux vers l’apprentissage ? Le fait qu’admettre nous être trompés ne nous fait pas paraître moins compétents ou n’enlève rien à notre identité. Cela démontre plutôt notre honnêteté et notre volonté d’apprendre.

Le monde VICA (volatile, incertain, complexe et ambigu) dans lequel les organisations baignent nous pousse à être constamment en mouvance nous aussi comme individus. Est-il possible que ce qui était vrai hier ne le soit plus aujourd’hui? Et bien oui ! Conséquemment, il est maintenant nécessaire de réexaminer nos pensées bien plus souvent qu’avant afin de suivre ce flot.     

Cela ne veut pas dire que nous devions douter de toutes nos pensées ou façons de voir les choses mais plutôt de s’offrir une flexibilité et une curiosité d’en saisir de nouvelles. 

De se donner une opportunité de découvrir si d’autres perspectives pourraient enrichir son propre bagage au lieu de tenter de les éloigner. En d’autres mots, de miser sur l’apprentissage et donc, notre évolution dans le confort. Et si on se pratiquait un peu juste pour voir ? 

Inspiré du livre de Adam Grant: Le pouvoir de la pensée flexible.

NOTE: Les organisations et les personnes sont uniques et donc certains conseils ci-hauts peuvent ne pas s’appliquer. Votre jugement est toujours de mise.